13 puntos a tener en cuenta para que tus propuestas tengan éxito

Los donantes son al final personas como tú y como yo; personas en general muy ocupadas que no tienen tiempo suficiente para revisar al detalle cada una de las aplicaciones que reciben. Si les facilitas el trabajo seguramente tus posibilidades de llamar su atención aumenten de manera considerable.

Puedes hacerlo si sigues estas pautas básicas:

1.Elige el donante adecuado

Enviar la misma propuesta a todo donante que se te ponga a tiro no funciona. El primer paso es llevar a cabo una investigación sobre los posibles donantes existentes, reflejando los resultados en un documento (con una hoja Excel sirve) que recoja los elementos más importantes a tener en cuenta; nombre del donante, web, prioridades temáticas y geográficas, fechas en las que es posible enviar propuestas, formato requerido, monto máximo que puedes solicitar, persona de contacto, etc… No todos los donantes financian lo que a tí te interesa financiar, céntrate en aquellos para los que tu propuesta pueda resultar de interés. Lo contrario será una pérdida de tiempo y puede dañar tu reputación.

2.Sigue las normas

Cada donante tiene sus propias normas para recibir propuestas; algunos solicitan una carta de presentación, otros permiten utilizar formatos libres, otros tienen formularios para descargar, o formularios para cumplimentar online, muchos piden documentación complementaria… Es importante dedicar un poco de tiempo a entender sus instrucciones y, por supuesto, a seguirlas, porque si no lo haces lo más probable es que tu propuesta ni siquiera sea leída.

3.¡Lee las bases!

Vale, lo reconocemos, leer con cuidado y detenimiento las bases de cada donante puede ser un verdadero agujero negro de tiempo y puede parecer algo innecesario (“uf, pero si todos dicen los mismo”), sin embargo, es un paso imprescindible. Cada donante tiene sus propias prioridades, limitaciones presupuestarias, especificidades… Adapta tu proyecto a las mismas. No se trata de crear un proyecto nuevo para cada donante, sino de adaptarlo, de poner el acento en los elementos que más relevantes pueden resultar para el donante en función de sus prioridades, proyectos que habitualmente financian, etc. Y recuerda, no pidas fondos para elementos que no apoyan.

4.Sé claro

Seguramente quien lea tu propuesta no conocerá el contexto y la situación que tu proyecto intenta cambiar. Parte de esa premisa. Explica el problema claramente (sin escribir el Quijote) y después describe la solución o soluciones que el proyecto plantea a dicho problema, argumentando por qué esas soluciones tendrán éxito. Evita los acrónimos (al menos durante las primeras páginas; incluir un listado de acrónimos al final del documento puede ser una buena opción), la jerga técnica y las faltas de ortografía.

5.Sé concreto

Evita las frases vagas y genéricas como “empoderamiento de las comunidades a través de acciones sostenibles…”. ¿Qué es exactamente lo que quieres cambiar y cómo lo va a lograr el Proyecto?¿Qué actividades concretas vas a llevar a cabo y por qué tu organización es la más indicada para hacerlo? ¿Cómo demostrarás que el cambio esperado se ha producido? ¿Qué recursos necesitas y cómo has determinado esa necesidad? En definitiva es lo que el donante necesita entender, y si esa información no se encuentra fácilmente o no está claramente explicada, seguramente no perderán mucho tiempo leyendo el documento por segunda vez…  Piensa que solo tendrás una oportunidad para explicarte. Hazlo lo más claramente posible. Una buena idea es recurrir a los “bullet points” y a las tablas resumen.

6.Responde a las preguntas

Normalmente los donantes disponen de un formulario que deberás rellenar. Probablemente incluya limitaciones respecto al número de palabras o letras para cada sección, o limitaciones similares. Lee la pregunta con cuidado y respóndela directamente, sin dar vueltas. No respondas lo que no se te pregunta por muy interesante que te parezca la información. Y si se solicitan anexos, por supuesto envíalos. Pero no envíes toooooda la información de la que dispones sobre tu organización o proyecto en un intento por impresionar al donante. Normalmente estas acciones tienen el efecto contrario.

7.Construye un presupuesto sólido

Prácticamente todas las propuestas de apoyo incluyen un presupuesto y éste es a manudo uno de los elementos que los donantes examinan con más detenimiento. Asegúrate de que el presupuesto es coherente con la propuesta narrativa, que no incluye errores de cálculo, que encaja con el desarrollo de las actividades propuestas y que recoge los costes de soporte adecuados y proporcionados. De nuevo, antes de dar por cerrado tu presupuesto, comprueba las bases y reglamentos porque a veces algunos tipos de gasto no son elegibles para determinados donantes e incluirlos puede suponer que tu propuesta sea inmediatamente descartada. Y sobre todo ¡ni se te ocurra intentar “esconder” esos costes no elegibles en otras partidas!.

8.S-O-S-T-E-N-I-B-I-L-I-D-A-D

Este suele ser un elemento fundamental a analizar por los donantes (a no ser que se trate de propuestas de tipo más asistencial). Intenta reflejar claramente qué pasará una vez que el apoyo (el dinero que solicitas) se acabe. ¿Va a continuar el Proyecto? En ese caso ¿cómo y con qué recursos? Si no va a continuar ¿cómo demuestras que el Proyecto producirá cambios los suficientemente estables y permanentes como para no ser necesaria esa continuidad?

9.La importancia de las sinergias

En general a todo donante le gusta ver que las organizaciones colaboran entre ellas, uniendo fuerzas para lograr un objetivo común. También resulta fundamental demostrar que se ha dedicado el tiempo suficiente a investigar el contexto, a coordinarse, a establecer una red sólida para desarrollar el Proyecto, no solo para evitar duplicidades sino para aumentar las posibilidades de éxito.

10.Muestra impacto

Sabemos que puede sonar mal pero es lógico que los donantes esperen conseguir el mayor “retorno de la inversión” posible; desde un punto de vista social esto implica que el Proyecto tenga el mayor impacto al menor coste posible. Por esto es esencial que intentes definir lo más claramente posible el impacto social de la intervención que planteas. Te recomendamos echar un vistazo a nuestro post sobre este tema, pero recuerda… “145 personas acudieron a las sesiones formativas” no implica ni muestra ningún impacto.

11.Participación

Sore todo, no escribas una propuesta solo, en tu despacho. Por muy bien que conozcas un contexto este tipo de propuestas (las “propuestas de despacho” no resultan muy efectivas, por mucho que abunden…). Implica a las personas que trabajan en tu organización en las diferentes áreas, pero SOBRE TODO, implica a las personas implicadas en el Proyecto; Seguro que tienen algo que decir… Y una vez que la propuesta esté lista intenta conseguir que alguien que no conozca el contexto la lea para que te dé su opinión y , sobre todo, para que puedas comprobar si lo que has escrito se entiende…

12.Cumple los plazos

No envíes tarde tu propuesta… E intenta no tener la primera versión de la propuesta el día de antes; vale, es algo que nos suele pasar a todos pero intenta dejar tiempo suficiente para revisiones, correcciones … y para reaccionar ante los típicos desastres de última hora (¡oh, no! ¡se ha estropeado la impresora!) . ¡Ah! Y verifica el huso temporal del donante… 😉

13.Intenta conseguir feedback

¿Qué tu propuesta no fue seleccionada? Bueno, eso pasa muuuuuy a menudo, incluso cuando las propuestas son sólidas. Los donantes suelen acabar “inundados” de propuestas y sus recursos son limitados. Intenta verlo como una oportunidad de aprendizaje. Te sorprendería la cantidad de donantes que están más que dispuestos a dar información sobre las razones por las que no han seleccionado una determinada propuesta. Esta información te ayudará a preparar la próxima propuesta a ese mismo donante poniendo el acento en mejorar los aspectos que te hayan indicado como más débiles.


Y recuerda, incluso siguiendo estos consejos lo más seguro es que no consigas una enorme subvención la primera vez que lo intentes; esto es más que normal; piensa que hay cientos de organizaciones intentando conseguir lo mismo que tú. Sé paciente y sigue intentándolo, seguro que al final acabas consiguiéndolo.

Este artículo se publicó inicialmente con ligeras modificaciones en el blog de Well Grounded.

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